Zarządzanie firmą i zespołem wcale nie jest proste. Dobry lider staje przed wieloma wyzwaniami. Musi podejmować decyzje, które wiążą wszystkich członków zespołu. Jest odpowiedzialny i za poszczególnych pracowników, i za efektywność finansową całej firmy. Nic więc dziwnego, że coraz więcej osób zastanawia się, w jaki sposób zarządzać przedsiębiorstwem, czy zespół powinien mieć swobodę działania, a może wręcz przeciwnie, powinno się go nieustannie kontrolować, na każdym etapie realizacji projektu? W związku z powyższym, dziś odpowiadamy na pytanie, czym jest micromanagement i czy istnieją sytuacje, w których może przynieść korzyści? Pytanie, które często pojawia się w kontekście zarządzania zespołem. Serdecznie zapraszamy do lektury.
Czym jest micromanagement?
Micromanagement to forma zarządzania, w której przełożony monitoruje i kontroluje prace podwładnych w sposób szczegółowy, często angażując się w najdrobniejsze aspekty ich obowiązków. Ten stopień nadzoru może prowadzić do ograniczenia autonomii pracowników, a także wpływać negatywnie na ich motywację i zaangażowanie. Choć w większości przypadków micromanagement jest uważany za negatywne zjawisko, ponieważ nikt z nas nie lubi jak „patrzy się mu nieustannie na ręce”, istnieją sytuacje, w których może się sprawdzić idealnie.
Kiedy micromanagement może być skuteczny?
Jak już wspomnieliśmy powyżej, micromanagement ma nie tylko same wady, ale w niektórych przypadkach może być skuteczny, dla funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Kiedy więc może się on sprawdzić? Poniżej podajemy przykłady takich sytuacji.
- W nowym zespole lub projekcie, a także w przypadku nowozatrudnionych pracowników. Micromanagement sprawdzi się idealnie w sytuacjach, gdy zespół dopiero się formuje lub rozpoczyna pracę nad nowym projektem. Nowi pracownicy, którzy zaczynają pracę w danym przedsiębiorstwie, często również na początku zatrudnienia, potrzebują nieco więcej „opieki” ze strony przełożonych. Micromanagement w takich sytuacjach nie tylko może pomóc w ustabilizowaniu się procesów, ale także zapewnia jasne wytyczne, ogranicza stres związany z nowym otoczeniem, a także pomaga zrozumieć oczekiwania przełożonego. W przypadku zespołów, które dopiero się formują lub które składają się głównie z pracowników bez dużego doświadczenia, micromanagement może dostarczyć niezbędnego wsparcia i kierunku.
- Wobec pracowników w fazie ich rozwoju, co po części wiąże się z poprzednim punktem. Nadmierne kierowanie może pomóc w szybszym przyswajaniu umiejętności i zdobywaniu doświadczenia.
- W przypadku projektów o wysokim ryzyku, szczegółowe zarządzanie może pomóc w minimalizacji błędów i monitorowaniu postępu. Micromanagement w takiej sytuacji może być stosowany tymczasowo, aby zapewnić skrupulatność w kluczowych fazach projektu.
- W zadaniach o kluczowym znaczeniu dla sukcesu całego projektu lub firmy, nadmierne zaangażowanie przełożonego może być uzasadnione w celu zapewnienia wysokiej jakości ich wykonania. Dobry lider może wpłynąć swoim zachowaniem na skuteczność całego zespołu i osiągnięcie przez niego celów strategicznych. Ciągły monitoring postępu w realizacji kluczowych zadań pozwala także na utrzymanie zgodności działań zespołu z długoterminową wizją i misją firmy. Ta kontrola może również pozwolić na szybkie identyfikowanie ewentualnych problemów lub wyzwań, na które mogą napotkać pracownicy. Dodatkowo, dobry lider, będąc świadomy bieżącej sytuacji w kluczowych zadaniach, ma możliwość elastycznego reagowania na zmiany warunków lub priorytetów. To umożliwia dostosowanie strategii w zależności od aktualnych potrzeb.
Jak więc widać, w niektórych sytuacjach micro-zarządzanie może nieść znaczne korzyści dla funkcjonowania całego zespołu i firmy. Warto mieć to na uwadze, podejmując kluczowe decyzje związane z rozwojem przedsiębiorstwa.
Kiedy unikać micromanagementu?
Skrupulatna kontrola działań pracowników może jednak nie być korzystna w niektórych sytuacjach:
- W przypadku doświadczonych pracowników, którzy już udowodnili swoją skuteczność i zaangażowanie w wykonywanie swoich obowiązków, micromanagement może prowadzić do frustracji i obniżenia morale. Warto im zaufać i dać im przestrzeń do samodzielnego działania, co także korzystnie wpływa na ich rozwój, a w efekcie na funkcjonowanie całej firmy.
- W zadaniach, które wymagają kreatywności i innowacyjnego myślenia, micromanagement może być ograniczający. Pracownicy potrzebują swobody w podejściu do rozwiązywania problemów. Narzucane odgórnie pomysły, ograniczają rozwój i blokują potencjał pracowników. Nierzadko również taka sytuacja może prowadzić do pojawienia się wśród pracowników tzw. wyuczonej bezradności. Pojęcie to odnosi się do sytuacji, w której jednostka, mimo posiadania zdolności lub środków do rozwiązania problemu, ulega przekonaniu, że nie ma kontroli nad sytuacją.
- Jeśli celem jest rozwijanie umiejętności liderów w zespole, micromanagement może przeszkadzać w samodzielności i uczeniu się na błędach.
- W przypadku zaś zadań rutynowych i powtarzalnych warto skupić się na wypracowaniu efektywnych procedur i procesów, zamiast nadmiernie kontrolować pracę poszczególnych osób w firmie.
Jak stosować micromanagement w odpowiedni sposób?
Na zakończenie warto jeszcze zastanowić się nad tym, w jaki sposób można stosować micromanagement bez szkody dla całego zespołu i organizacji. Przede wszystkim:
- Ważne jest, aby otwarcie komunikować powody i cele micromanagementu, by pracownicy zrozumieli, dlaczego jest to konieczne. Warto przekazywać, że jego wprowadzenie jest tymczasowe i wynika z określonej sytuacji, a nie z braku zaufania do zespołu.
- Micromanagement nie oznacza stałego nadzoru. Ważne jest dostosowanie stopnia kontroli do konkretnych sytuacji, unikając nadmiernej ingerencji w przypadkach, gdzie nie jest to konieczne, aby nie wpływać negatywnie na morale całego zespołu. Nie wolno również zapominać o tym, że powinien być połączony on z zapewnieniem odpowiednich szkoleń i wsparcia, aby pracownicy mieli możliwość rozwijania się i zwiększania swoich umiejętności.
- Dobry micromanager powinien być również wrażliwy na potrzeby swojego zespołu, dostosowując swoje podejście do indywidualnych preferencji i umiejętności pracowników.
Micromanagement może być skutecznym narzędziem w określonych sytuacjach, ale kluczowe jest jego odpowiednie stosowanie i zrozumienie, kiedy można go zastosować w sposób korzystny dla całego zespołu i organizacji. Warto traktować go jedynie jako tymczasowe narzędzie, a nie stałą strategię zarządzania.