Multitasking czy ustalanie priorytetów? Czy lepiej jest równocześnie zajmować się wieloma zadaniami, czy może skupić się na jednym i ustanowić jasne priorytety? Zarówno jedna jak i druga strategia mogą mieć swoje wady i zalety, o których nie wolno zapominać. Ale jednak pojawia się pytanie: która z nich lepiej sprawdzi się w firmowej rzeczywistości?
Czym jest multitasking i czy działa?
Multitasking, czyli umiejętność wykonywania kilku zadań jednocześnie, często jest postrzegane jako atut w dynamicznym środowisku pracy. Jednakże, czy jest to naprawdę skuteczna strategia? Badania wskazują, że nasz mózg nie jest zoptymalizowany do wykonywania wielu zadań jednocześnie, co może prowadzić do obniżenia jakości pracy i zwiększenia liczby błędów. W firmie, gdzie precyzja i skuteczność są kluczowe, poleganie na multitaskingu może prowadzić do błędów i spadku jakości produktów lub usług.
Ponadto, multitasking może także prowadzić do zwiększonego poziomu stresu u pracowników. Ciągłe balansowanie między różnymi zadaniami może prowadzić do uczucia przeciążenia, a to z kolei może negatywnie wpływać na zdrowie psychiczne i fizyczne naszych pracowników. W takim wypadku nie trudno o wypalenie zawodowe, które stało się problemem XXI wieku.
Warto w tym miejscu również podkreślić fakt, że współczesne, nowe technologie, pozwalają na równoczesne korzystanie z wielu aplikacji i zadań, co sprawia, że taka wielozadaniowość może stawać się normą w środowisku zawodowym.
Czy ustalanie priorytetów jest kluczem do skuteczności w firmie?
Alternatywą dla multitaskingu jest strategia ustalania priorytetów. Polega ona na identyfikowaniu najważniejszych i najpilniejszych zadań oraz skupianiu się na nich przed przechodzeniem do kolejnych. To podejście pozwala na lepszą organizację pracy, zwiększa efektywność i minimalizuje ryzyko popełnienia błędów. Pozwala efektywnie zarządzać czasem, a także dostępnymi w firmie zasobami. Ustalenie priorytetów w firmie może pomóc w unikaniu chaosu i utrzymaniu klarowności w podejściu do pracy.
Przechodząc do praktyki w środowisku biznesowym, wydaje się, że ustalanie priorytetów ma przewagę nad multitaskingiem. Skoncentrowanie się na jednym zadaniu naraz pozwala pracownikom na głębsze zaangażowanie i skupienie na konkretnym tasku, co z kolei może prowadzić do lepszych rezultatów. W sytuacjach, gdzie czas jest cenny, efektywne zarządzanie priorytetami staje się kluczowe.
Jednakże, aby strategia ustalania priorytetów była skuteczna, konieczne jest prawidłowe określenie tych priorytetów. Niemożność właściwej oceny ważności zadań może prowadzić do utraty czasu na zadania o niższym priorytecie, co z kolei może wpływać na osiąganie celów firmy. I tutaj zdecydowanie istotną rolę w organizacji pełni lider, który to potrafi umiejętnie przekazywać zadania, tak, aby każdy wiedział, za co jest odpowiedzialny i na czym w pierwszej kolejności należałoby się skupić. Szkolenia menedżerskie, w tym wypadku, są koniecznie, bowiem od skutecznego lidera zależy to, jak będzie funkcjonować zespół i firma jako całość.
Jak właściwie ustalać priorytety?
Przed Tobą długa lista zadań na dziś… Od czego zacząć? Co powinno dostać najwyższy priorytet? Gasić pożary, czy działać zgodnie z wcześniej przygotowanym planem? Z pomocą przychodzi Matryca Eisenhowera.
To proste narzędzie, które pomaga zorganizować zadania według 4 poniższych kategorii:
- Ważne i pilne
Są to zadania, które wymagają działania natychmiast z powodu zbliżających się terminów. Może to wynikać z sytuacji kryzysowych, które się pojawiły albo z naszych zaniedbań w tych zadaniach, które były ważne, ale jeszcze nie były pilne. Takie zadania są zwykle bardzo stresujące, powodują zdenerwowanie i przynoszą negatywne emocje. Musimy je jak najszybciej zrealizować, aby uniknąć możliwych negatywnych konsekwencji.
Przykład: Sporządzenie raportu na koniec miesiąca w ostatnim dniu terminu realizacji, zajęcie się niezadowolonym klientem, który zgłosił uwagi do zamówionego produktu - Ważne, ale mniej pilne
To bardzo ważna ćwiartka matrycy. To zadania, które są niezwykle istotne, ale nie mają terminu realizacji lub termin jest dość odległy. Nie pojawia się więc presja z pierwszej ćwiartki… Jeszcze. Jeżeli odpowiednio się tymi zadaniami nie zajmiemy, mogą się tam przesunąć. Dlatego te zadania trzeba odpowiednio rozplanować w kalendarzu i działać, jeżeli nic nas nie zajmuje w pierwszej ćwiartce.
Przykład: Spotkanie miesięczne z zespołem, dwudniowe szkolenie z efektywności - Nieważne, ale pilne
W tej ćwiartce znajdują się zadania, które też pojawiają się nagle, jak w pierwszej ćwiartce, ale nie są one dla nas w ogóle ważne. Nie stanowią dla nas priorytetów, nie pomagają w realizacji naszych celów, ale mimo to wymagają pilnego działania. Zazwyczaj zadania te przychodzą do nas z zewnątrz.
Idealnym rozwiązaniem jest zdelegowanie tych zadań lub odmówienie ich realizacji, jeżeli oczywiście mamy taką możliwość. Czasami jednak ich wykonanie może być o tyle istotne, że wspieramy współpracowników pomagając im w ich pracy. Te zadania nie mogą mieć jednak najwyższego priorytetu na naszej liście.
Przykład: wsparcie nowego pracownika w przygotowaniu raportu, przygotowanie prezentacji dla szefa na spotkanie - Nieważne i niepilne
W ostatniej ćwiartce pojawiają się zajęcia do wyeliminowania z listy zadań. Te zadania jedynie zajmują nam czas i nie dają żadnych korzyści. Warto jednak, aby coś na tej liście od czasu do czasu się pojawiło jako forma relaksu i oddechu od poważnych zadań.
Przykład: Oglądanie serialu, granie w gry komputerowe, pogawędki przy ekspresie do kawy
Wybór między multitaskingiem a ustalaniem priorytetów zależy od kontekstu i charakteru pracy. W większości przypadków, skupienie się na ustanawianiu priorytetów wydaje się być bardziej efektywne, ale elastyczność w dostosowywaniu strategii do konkretnej sytuacji również ma swoje znaczenie. W efekcie, firmy powinny dążyć do znalezienia złotego środka między multitaskingiem a ustalaniem priorytetów, dostosowując strategię w zależności od konkretnego kontekstu i rodzaju pracy. Ostateczny sukces zależy od zdolności zespołu do elastycznego dostosowania się do wymagań rynku, korzystania z technologii oraz skutecznego zarządzania czasem i zadaniami.
