Co zrobić aby utalentowani i efektywni pracownicy nie odchodzili z firmy? Wprowadzić stay interview – rozmawiać, wyciągać wnioski i działać!
Tak w bardzo dużym skrócie można zdefiniować bezpłatne narzędzie, jakim jest stay interview, które polega na regularnym przeprowadzeniu z pracownikami rozmowy o powodach, dla których pracują w naszej firmie, co im się podoba w kulturze organizacyjnej, co ich motywuje i co warto zmienić, aby nasza współpraca była jeszcze lepsza.
Stay interview to mało popularne wśród pracodawców narzędzie, ponieważ budzi ono obawy a nawet strach, że w wyniku refleksji nad strukturą organizacyjną, poziomem satysfakcji i motywacji do pracy w firmie, pracownik poruszy trudne tematy lub zacznie oczekiwać zmian… I…często tak jest. W końcu rozmowy prowadzone są z pracownikami, na których nam zależy, czyli osobami ambitnymi i nastawionymi na rozwój. Takich pracowników każda firma chce u siebie mieć. Warto zatem poznać ich oczekiwania i dać sobie szansę na zatrzymanie ich w firmie. Zatem pracodawco odwagi, zapytaj!
Plusy dodatnie i minusy dodatnie
Korzyści płynących z regularnego stosowania stay interview jest bardzo dużo. Przede wszystkim pracodawca na bieżąco poznaje indywidualną motywację każdego pracownika oraz pojawiające się problemy w firmie. Umożliwia to szybkie wprowadzenie zmian, co zdecydowanie zmniejsza rotację pracowników, czyli pozwala uniknąć znaczących kosztów związanych m.in. z rekrutacją, wdrażaniem nowej osoby do firmy, czy mniejszą wydajnością początkującego pracownika.
Stay interview to rozmowa. Korzystanie z tego narzędzia znacząco poprawia komunikację w firmie i jednocześnie zwiększa zaangażowanie pracowników, którzy czują się zauważani i wysłuchani. Jest to też szansa na zbudowanie pozytywnych relacji między pracodawcą a pracownikami, a także wypracowanie pozytywnego wizerunku firmy, która rozmawia i słucha opinii swojego zespołu. To nie tylko zmniejsza rotację pracowników, ale również przyciąga nowe talenty.
Największy minus dodatni? Odejście pracownika po stay interview. Czy odszedłby z firmy bez przeprowadzenia rozmowy dotyczącej jego pracy w naszej firmie? Z pewnością tak. Zrobi to być może później, ale w większości przypadków ten pracownik już na etapie rozmów nie miał motywacji do dalszej pracy. Być może wpływało to na pracę całego zespołu? Dobrze jest pracować z ludźmi, którzy chcą pracować w naszej firmie, są zmotywowani i angażują współpracowników. W innym przypadku należy ludziom pozwolić odejść i rozwijać się w innych organizacjach. Jeżeli jednak odejdą cenni pracownicy, to właśnie dzięki stay intreview firma ma szansę szybko podjąć działania, aby rozwiązać pojawiające się problemy i zatrzymać innych członków zespołu.
Czas i miejsce
Stay interview to proste i bezpłatne narzędzie. Należy jednak pamiętać, że jak z każdym narzędziem, najistotniejsze jest jego prawidłowe wykorzystanie, inaczej można się tylko „skaleczyć”.
Najważniejszym warunkiem efektywnego przeprowadzenia stay intreview jest otwarta komunikacja w firmie, polegająca na słuchaniu pracowników i regularnym feedback’u. Tylko pracownik, który ma zaufanie do przełożonego i czuje się bezpiecznie w środowisku pracy będzie otwarcie rozmawiał o swojej motywacji, problemach i planach. Rozmowy te nie zawsze są z kategorii łatwe i przyjemne… Na spotkaniach poruszane są też trudne dla pracodawcy tematy, warto zatem, aby przed zastosowaniem tych narzędzi zarówno firma jak i menedżerowie byli na to przygotowani, liczyli się z konsekwencjami otwarcia dyskusji i świadomie słuchali z intencją otwartości na zmiany.
Stay interview jak każde narzędzie powinno być wykorzystywane w zależności od potrzeb, jednak warto spotykać się z pracownikiem minimum co 3 miesiące. Jest to optymalny czas, który pozwoli wyłapać zmieniające się nastawienie pracownika, jak i wprowadzić bieżące zmiany w organizacji. Dobrze jest ustalić konkretny termin i miejsce spotkania z pracownikiem, aby zapewnić odpowiednią ilość czasu na spokojną i otwartą rozmowę. Dobrze przygotowany stay interview trwa około 30 minut. Istotne jest również podanie celu spotkania, zapewniając tym samym poczucie bezpieczeństwa i zwiększając chęć do rozmowy.
Rozmowa o motywacji i oczekiwaniach pracowników ma charakter mniej formalny niż ocena okresowa czy exit interview. Może zatem odbywać się w dowolnym miejscu zapewniającym komfortową rozmowę, takim jakim jak sala konferencyjna lub kawiarnia.
Z kim i o czym
O czym rozmawiać podczas stay interview? Warto na początku rozmowy docenić pracownika, powiedzieć o jego osiągnięciach i podkreślić fakt, że zależy nam na dalszej współpracy. Rozmowa w ramach stay interview ma charakter nieformalny, nie ma zatem obowiązkowych pytań i narzuconych schematów spotkania, ale powinna ona jednak zawierać pytania z trzech kategorii. Pierwsza grupa pytań powinna dotyczyć motywacji pracownika, satysfakcji z wykonywanych zadań oraz planów rozwoju zawodowego. W dalszej części spotkania warto porozmawiać o zespole, atmosferze w firmie, podziale obowiązków w dziale. Ostatnia i najtrudniejsza dla menedżera część rozmowy powinna dotyczyć kultury organizacyjnej, zasad panujących w firmie, pojawiających się problemach oraz propozycjach zmian. Poruszanie trudnych tematów jest niekomfortowe, jednak unikanie rozmów o problemach, nie sprawi, że przestaną one istnieć. Ważna jest atmosfera, czyli otwartość na rozmowę i nie ocenianie słyszanych treści. Dobrze jest pogłębiać usłyszane informacje, a dopiero po zakończeniu wszystkich rozmów wyciągnąć wnioski i przejść do działania.
Ostatnią kwestią jest odpowiedź na pytanie kto powinien przeprowadzić stay interview. Co do zasady powinien być to bezpośredni przełożony, jednak to specyfika firmy powinna określić, kto jest odpowiedzialny za przeprowadzanie takich spotkań. Niezależnie od tego czy spotkanie prowadzone jest przez menedżera, lidera zespołu czy osobę z działu HR, powinna ona mieć kompetencje empatycznego prowadzenia rozmowy jak i słuchania. Warto zadbać o to przed oddelegowaniem jej do przeprowadzenia stay intreview z naszymi pracownikami.
Let me know… should I stay or should I go?
Wprowadzając do firmy narzędzie stay interview musimy być otwarci na działanie, ponieważ samo zadanie pytań i otrzymanie odpowiedzi to nie koniec pracy! Konieczny jest feedback do pracownika, uzasadnione jest bowiem oczekiwanie przez niego zmian lub odpowiedzi, czy są one możliwe do wprowadzenia. Tu ponownie ważna jest szczerość wobec zespołu, wskazanie możliwości zmian, a także zaznaczenie, gdzie nie są możliwe w najbliższej przyszłości. Dobrym rozwiązaniem jest zaproponowanie alternatywy. Z pewnością nie będzie to w pełni satysfakcjonujące dla pracownika, ale jednocześnie pokaże mu, że firmie zależy na jego obecności w zespole.
Analiza + działanie = sukces
Wnioski z rozmów z pracownikami powinny podlegać analizie, w wyniku której można będzie określić mocne oraz słabe strony organizacji, czyli czynniki sprzyjające jak i zmniejszające ryzyko rotacji pracowników. Należy zachować przy tym uważność i nie bagatelizować mniej istotnych w naszej ocenie sugestii. Czasem wprowadzenie drobnych zmian organizacyjnych potrafi znacząco poprawić motywację pracowników, którzy widzą, że ich prośby są realizowane. Podsumowanie z przeprowadzonych rozmów powinno mieć przełożenie na konkretne działania wprowadzane w poszczególnych działach jak i w całej firmie. To z pewnością będzie widoczne dla pracowników, którzy chętnie zostaną w organizacji, która ich docenia i dla nich dokonuje zmian.
Stay interview to bezpłatne i łatwe do wprowadzenia narzędzie, które może być wykorzystane w każdej organizacji. Pozwala poznać oczekiwania pracowników i szybko odpowiadać na ich potrzeby, dzięki czemu cenni pracownicy zostają w firmie. Chcesz zatrzymać talenty? Działaj!
