Przejdź do treści

Jak skutecznie delegować zadania?

Delegowanie zadań to sztuka efektywnego zarządzania czasem i zasobami ludzkimi. Dobry lider potrafi umiejętnie przekazywać obowiązki członkom swojego zespołu, nie tylko zwiększając jego efektywność, ale też budując zaufanie. Rozwija także umiejętności poszczególnych pracowników. Samo delegowanie zadań nie jest łatwym procesem, wymaga bowiem wiedzy o zespole, który nadzorujemy. Poniżej przedstawiamy kilka zasad, które to ułatwią. Zapraszamy do lektury.

Poznaj umiejętności i kompetencje poszczególnych członków zespołu

Zanim przystąpimy do delegowania zadań musimy poznać umiejętności i kompetencje, jakie posiadają poszczególni członkowie naszego zespołu. W tym celu można przeprowadzić badanie potencjału pracowników, aby poznać ich mocne i słabe strony. Zadania przypisane zgodnie z kompetencjami członków zespołu nie tylko zwiększają szanse na sukces, ale również motywują do efektywnej pracy. Ograniczamy bowiem niezadowolenie i zniechęcenie, które może się pojawić wówczas, gdy pracownicy wykonują zadania niezwiązane z ich predyspozycjami. Oczywiście, nowo zatrudnionym pracownikom lub tym, którzy zmieniają zakres swoich obowiązków można powierzyć zadanie, do którego nie mają jeszcze odpowiednich kompetencji, ale mogą się ich nauczyć. W takim przypadku należy jednak pamiętać, że pracownik będzie potrzebować od nas (lub innego, doświadczonego pracownika) dużego wsparcia i szczegółowych informacji co do realizacji zadania. Rozwój nowych umiejętności i kompetencji też może być motywujący i rozwojowy. Pracownik nie może być jednak pozostawiony sam sobie.

Jasno określ cele i oczekiwania wobec pracowników

Przed przekazaniem jakiegokolwiek zadania, dobry lider powinien określić jasno i wyraźnie swoje cele i oczekiwania. Należy wyjaśnić poszczególnym członkom zespołu, dlaczego dane zadanie jest ważne dla całości projektu i jakie konkretnie rezultaty są od nich oczekiwane. Klarowność w komunikacji jest kluczowa dla sukcesu delegacji. Niezrozumienie przez pracowników celu wykonania danego zadania, może spowodować np. opóźnienia w jego realizacji. W zależności od poziomu kompetencji i zaangażowania poszczególnych pracowników lider będzie musiał częściej lub rzadziej przypominać o celach i oczekiwaniach i weryfikować realizację powierzonych zadań.

Call to action: Wczoraj kolega, dzisiaj szef

Udzielaj konstruktywnej informacji zwrotnej

Zanim zadanie zostanie zakończone, warto na bieżąco udzielać konstruktywnej informacji zwrotnej. Nie oznacza to, że mamy za pracowników wykonywać dane zadania, lecz wskazywać im kierunek lub lepsze możliwości ich rozwiązania. To z kolei pozwoli poszczególnym członkom zespołu zrozumieć, co zrobili dobrze, a co może lub powinno zostać poprawione. Dzięki temu, proces uczenia się staje się częścią delegacji. W przypadku bardziej doświadczonych pracowników warto ich włączać w cały proces, pytać o ich pomysły, propozycje i spostrzeżenia. Najbardziej doświadczonym ekspertom dajemy dużo swobody w działaniu, ale w razie potrzeby zawsze służymy radą i wsparciem.

Daj swobodę w działaniu, ale bądź dostępny

Delegowanie nie oznacza mikrozarządzania. Raz przekazane zadanie powinno być wykonywane z pewnym stopniem swobody. Nie oznacza to więc, że powinniśmy regularnie „patrzeć na ręce” naszym pracownikom. Ważne jest jednak, aby pozostawać dostępnym na wypadek pojawienia się pytań lub potrzeby wsparcia. Umiejętność znalezienia równowagi między autonomią a dostępnością jest kluczowa. Pracownik musi wiedzieć, chcieć i nie bać się dopytywać, w razie pojawienia się jakichkolwiek trudności. I tutaj znowu znaczenie ma to, na jakim poziomie jest pracownik. Jedni potrzebują zmotywowania, inni doprecyzowania konkretnych informacji. Nowych, niedoświadczonych pracowników wspierasz częściej, może początkowo nawet każdego dnia. Doświadczonym “nie przeszkadzasz”, bo mogą poczuć, że nie masz zaufania do ich pracy i może im spaść motywacja do wykonywania zadania. Umiejętność obserwacji i inteligencja emocjonalna lidera będą niezastąpione w znalezieniu najlepszej formy wsparcia dla poszczególnych pracowników.

Rozwijaj umiejętności pracowników

Delegowanie zadań powinno być również szansą na rozwijanie umiejętności poszczególnych pracowników. Zadania powinny stanowić wyzwanie, ale jednocześnie być dostosowane do poziomu doświadczenia i umiejętności danego członka zespołu. Nie oznacza to jednak, że nie możemy zlecać nieco trudniejszych zadań. Wyzwania bowiem motywują, a także sprawiają, że pracownicy czują się bardziej docenieni. Tylko, jak już wspomnieliśmy, pamiętaj wtedy o swojej dostępności dla pracownika, aby nie był pozostawiony sam sobie. Oczywiście, wsparcie od innych pracowników też się sprawdzi, ale ustal to odpowiednio wcześniej z pracownikiem, który ma wspierać mniej doświadczonych kolegów. I daj mu na to odpowiednią ilość czasu.

Call-to-Action: Menedżer w świecie zmian

Wspieraj działania zespołowe

Zadania rzadko są izolowanymi elementami. Warto więc zadbać o to, aby pracownicy wiedzieli, jak ich praca wpisuje się w całość projektu lub celu organizacji. Niezbędne jest wsparcie i rozwijanie umiejętności komunikacji między członkami zespołu, co zwiększa koordynację i skuteczność działań. To oczywiście szeroki temat, którego nie uda się zbudować od razu, przy jednym zadaniu. Ważne są tutaj jednak konsekwencja oraz ustalenie wspólnych zasad i ich przestrzeganie. Może w tym pomóc nawet krótki, jednodniowy teambuilding dla zespołu.

Postaw na otwartą komunikację

Otwarta komunikacja to klucz do sukcesu każdego delegowania. Dobry lider będzie otwarty na sugestie i pytania pracowników. Wspólna wymiana informacji pozwala bowiem uniknąć nieporozumień i utrzymać klarowność w zakresie przekazanych obowiązków. W zasadzie na każdym etapie rozwoju pracowników warto ich pytać o ich obserwacje i sugestie. Należy tylko pamiętać, aby pytania były dopasowanego do ich doświadczenia. Nie będziemy pytać nowego pracownika, który jest u nas od dwóch tygodni, jakie ma pomysły na usprawnienia w strukturze działu. Ale możemy zapytać o obserwacje naszej procedury onboardingu. Z kolei pracownikowi, który jest już ekspertem, nie będziemy wskazywać, jak krok po kroju ma wykonywać zadanie, ale poprosimy o propozycje z jego strony. W obu przypadkach mowa o otwartej komunikacji, ale dopasowanej indywidualnie do pracowników.

Delegowanie zadań to nie tylko przekazywanie odpowiedzialności, ale również budowanie zespołu o wysokich kompetencjach. Skuteczny menedżer rozumie siłę współpracy i potrafi wykorzystać potencjał każdego członka zespołu. Dlatego też ważne jest, aby dbać o rozwój umiejętności lidera i regularnie korzystać z dostępnych na rynku szkoleń, takich jak inteligencja emocjonalna lidera czy komunikacja i współpraca w zespole. To pozwoli liderowi sprawniej rozpoznawać zaangażowanie czy kompetencje pracowników i lepiej reagować na ich potrzeby. A to z kolei pozwoli skutecznie realizować wyznaczone cele.

Zapraszamy do newslettera

Kliknij, aby ocenić ten wpis!
[Ilość ocen: 0 Średnia ocen: 0]

Udostępnij

Tagi

Najnowsze artykuły na blogu

Blog wywiad behawioralny

Czym jest wywiad behawioralny i kiedy może się przydać?

Podczas rekrutacji coraz częściej sięgamy po narzędzia, które pomagają nam lepiej poznać potencjalnych pracowników. Jednym z takich skutecznych narzędzi jest wywiad behawioralny, który wnikliwie analizuje zachowania i reakcje kandydatów w różnorodnych sytuacjach. To nie tylko standardowa rozmowa kwalifikacyjna,…
Blog empatia u menedżera

Rola empatii w pracy menedżera

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu menedżerowie stają przed coraz większymi wyzwaniami. Wymagania wobec liderów są wysokie – oczekuje się od nich nie tylko skuteczności operacyjnej, ale także umiejętności budowania trwałych i harmonijnych relacji w zespole. W tym kontekście…
Blog coaching online

Wyzwania menedżera w erze pracy zdalnej

Wraz z rozwojem technologii i zmianami na rynku pracy coraz więcej firm decyduje się na przechodzenie na model pracy zdalnej. Choć ta forma ma wiele zalet, to jednak stawia przed menedżerami nowe wyzwania, zwłaszcza jeśli chodzi o skuteczne zarządzanie zespołem.…